YVA Hotel - Property Management System

Panduan Penggunaan (User Guide)

Daftar Isi

1. [Pendahuluan](#1-pendahuluan)

2. [Akses & Login](#2-akses--login)

3. [Role & Hak Akses](#3-role--hak-akses)

4. [Manajemen Kamar](#4-manajemen-kamar)

5. [Reservasi](#5-reservasi)

6. [Digital Key & RFID](#6-digital-key--rfid)

7. [Payment Gateway](#7-payment-gateway)

8. [POS Restoran](#8-pos-restoran)

9. [POS Services (Spa & Layanan)](#9-pos-services-spa--layanan)

10. [QRIS Menu Publik](#10-qris-menu-publik)

11. [CCTV Monitor](#11-cctv-monitor)

12. [Smart Room Control (IoT)](#12-smart-room-control-iot)

13. [Housekeeping](#13-housekeeping)

14. [Status Kamar](#14-status-kamar)

15. [Laporan Keuangan](#15-laporan-keuangan)

16. [Guest History / CRM](#16-guest-history--crm)

17. [Notifikasi Otomatis](#17-notifikasi-otomatis)

18. [SEO Management](#18-seo-management)

19. [Manajemen Pengguna](#19-manajemen-pengguna)

20. [OTA Channel & Webhook](#20-ota-channel--webhook)

21. [Delivery API (Grab/GoFood)](#21-delivery-api-grabgofood)

22. [Menu & Rekomendasi](#22-menu--rekomendasi)

1. Pendahuluan

**YVA Hotel PMS** adalah sistem manajemen properti hotel terintegrasi yang mencakup:

**Reservasi & Manajemen Kamar** — booking, check-in/out, status kamar

**Operasional** — POS Restoran & Spa, Housekeeping, CCTV, IoT Smart Room

**Pembayaran** — Multi-channel payment gateway (VA, QRIS, Kartu Kredit)

**Digital Key** — Kunci kamar digital + RFID + PIN

**Front-end Publik** — QRIS Menu untuk pemesanan makanan dari kamar

**Integrasi** — OTA webhook (Booking.com, dll), Delivery API (GrabFood/GoFood)

**Laporan** — Keuangan per departemen, histori tamu, log notifikasi

**Tech Stack:** Laravel 12 + PHP 8.2, MySQL, Filament v3 Admin Panel

**URL Admin:** `https://hotel.yvatech.site/admin`

**URL Publik:** `https://hotel.yvatech.site/`

2. Akses & Login

Halaman Login

1. Buka `https://hotel.yvatech.site/admin`

2. Masukkan **Email** dan **Password**

3. Klik **Sign In**

Akun Bawaan (untuk testing)

Role Email | Password-------------|----------Owner `demo@yvatech.site` | `password`Resepsionis `receptionist@yvatech.site` | `password`Housekeeping `hk@yvatech.site` | `password`Dapur `kitchen@yvatech.site` | `password`Spa Staff `spa@yvatech.site` | `password`

> **Penting:** Segera ganti password setelah login pertama kali.

3. Role & Hak Akses

Sistem memiliki 6 role dengan akses berbeda:

Role Akses-------------**Owner** Full akses semua fitur termasuk laporan keuangan & manajemen pengguna**Admin** Full akses semua fitur kecuali manajemen pengguna**Resepsionis** Reservasi, Kamar, Digital Key, Pembayaran, Status Kamar**Housekeeping** Tugas Housekeeping, Status Kamar, Data Kamar**Dapur** Menu, Order, POS Restoran**Spa Staff** Layanan Spa, POS Services

Manajemen Role

1. **Owner/Admin** → buka menu **Pengaturan > Pengguna**

2. Klik **Buat Pengguna** atau edit pengguna yang sudah ada

3. Pilih **Role** yang sesuai

4. Simpan

4. Manajemen Kamar

Menu: **Kamar** (di sidebar)

Menambahkan Kamar Baru

1. Klik **Buat Kamar**

2. Isi data:

- **Nomor Kamar** — unik, contoh: 101

- **Tipe Kamar** — Standard / Deluxe / Suite / Presidential

- **Lantai** — pilih lantai

- **Tipe Tempat Tidur** — Single / Twin / Double / Queen / King

- **Max Tamu** — jumlah maksimal tamu

- **Luas (m²)** — ukuran kamar

- **Harga per Malam** — dalam Rupiah

3. **Fasilitas** — centang fasilitas yang tersedia (WiFi, AC, TV, Bathtub, dll)

4. **Deskripsi** — keterangan tambahan

5. **Foto Kamar** — upload beberapa foto (bisa crop & edit)

Status Kamar

**Tersedia** — siap dipesan

**Terisi** — sedang ditempati tamu

**Perbaikan** — maintenance

Status Kebersihan

**Bersih** — siap pakai

**Kotor** — perlu dibersihkan

**DiBersihkan** — sedang diproses

**Inspeksi** — sedang diperiksa

> **Otomatis:** Saat tamu check-out, status kebersihan otomatis berubah ke "Kotor".

5. Reservasi

Menu: **Reservasi > Reservasi**

Membuat Reservasi Baru

1. Klik **Buat Reservasi**

2. Pilih **Kamar** (hanya kamar tersedia yang muncul)

3. Isi **Nama Tamu**, **No. Telepon**

4. Pilih **Tanggal Check-in** dan **Check-out**

5. **Total Harga** — otomatis terhitung (harga kamar × durasi)

6. **Status** — default "Menunggu"

7. Klik **Simpan**

Mengubah Status Reservasi

**Menunggu** → **Dikonfirmasi** → **Selesai** (check-out)

Atau **Dibatalkan**

Fitur Otomatis saat Konfirmasi

✅ Status kamar berubah menjadi "Terisi"

✅ Digital Key & PIN otomatis dibuat

✅ Guest profile otomatis tercatat di CRM

✅ Notifikasi WhatsApp terkirim ke tamu

Aksi per Reservasi

**Edit** — ubah data reservasi

**Cetak Invoice** — download PDF invoice

**Kirim WA** — buka WhatsApp dengan pesan konfirmasi

**Link Check-in** — kirim link check-in online via WA

6. Digital Key & RFID

Menu: **Reservasi > Digital Key**

Digital key otomatis dibuat saat reservasi dikonfirmasi.

Data Digital Key

Kolom Keterangan------------------Key Code Kode unik 32 karakter (hex)PIN Code PIN 6 digit untuk akses kamarStatus Active / ExpiredBerlaku Sesuai check-in s/d check-out

API Endpoints

`GET /api/digital-key/verify/{key_code}` — verifikasi kunci

`GET /api/digital-key/room/{room_id}` — daftar kunci aktif per kamar

7. Payment Gateway

Menu: **Finance > Payment Channels** & **Finance > Payments**

Channel Pembayaran

5 channel yang tersedia:

1. **BCA Virtual Account**

2. **Mandiri Virtual Account**

3. **GoPay**

4. **QRIS**

5. **Kartu Kredit**

Setting channel di **Pengaturan > Payment Channels**:

Nama channel

Biaya/admin fee

Status aktif/non-aktif

Transaksi Pembayaran

Meliputi semua payment dengan status:

**Pending** — menunggu pembayaran

**Success** — berhasil dibayar

**Failed** — gagal

**Expired** — kadaluarsa

**Refunded** — dikembalikan

API Endpoints

`POST /api/payment/process` — proses pembayaran

`POST /api/payment/callback` — callback dari payment gateway

`GET /api/payment/status/{external_id}` — cek status

8. POS Restoran

Menu: **F&B > POS Restoran**

POS Restoran untuk memproses pesanan makanan & minuman dari tamu.

Cara Penggunaan

1. Pilih **Kategori** (Makanan / Minuman / Snack)

2. Klik **menu** untuk menambahkan ke keranjang

3. Atur **quantity** (+ / -)

4. Pilih **Kamar** (atau biarkan walk-in)

5. Klik **Kirim Pesanan**

6. Pesanan masuk ke dapur dengan status "pending"

Fitur

Grid menu dengan gambar + harga

Badge ⭐ untuk item rekomendasi

Hitung total otomatis

Bisa untuk walk-in customer (tanpa kamar)

9. POS Services (Spa & Layanan)

Menu: **Guest Services > POS Services**

Untuk memproses layanan hotel seperti spa, laundry, transportasi, dll.

Kategori Layanan

Kategori Contoh------------------Spa & Pijat Body Massage, Reflexology, Facial, Hot StoneLaundry Cuci Kering, Dry Cleaning, SetrikaTransportasi Taxi, Rental Mobil, Driver HarianLainnya Snack Box, Florist, Doctor On Call, Baby Sitting

Cara Penggunaan

1. Pilih **kategori layanan** (tab)

2. Klik **layanan** yang diinginkan

3. Atur quantity

4. Pilih kamar

5. Klik **Kirim Pesanan**

10. QRIS Menu Publik

Menu: **Lainnya > QRIS Menu** (di admin) atau buka `https://hotel.yvatech.site/qris-menu`

Halaman publik untuk pemesanan makanan langsung dari kamar via HP.

Cara Penggunaan (Tamu)

1. Scan **QR Code** yang ada di kamar

2. Lihat menu makanan/minuman/snack

3. ⭐ **Rekomendasi Hari Ini** muncul di bagian atas

4. Klik **+ Pesan** pada item yang diinginkan

5. Keranjang muncul di bagian bawah

6. Masukkan **Nama** dan pilih **Kamar**

7. Klik **Kirim Pesanan**

Fitur

Mobile-friendly

Gambar menu tampil

Kategori tabs

Cart drawer

Auto-submit ke dapur hotel

QR Code Menu

`https://hotel.yvatech.site/qris-menu/qr` — tampilkan QR code untuk dicetak dan ditempel di kamar.

11. CCTV Monitor

Menu: **Operasional > Monitor CCTV**

Live view kamera CCTV hotel dalam grid.

Fitur

Grid layout (2×2, 3×3, 4×4)

Fullscreen mode per kamera

Online/offline indicator

6 tipe stream: RTSP, RTMP, HLS, FLV, WebRTC, YouTube Live

Setup Kamera

1. Buka **Operasional > Kamera**

2. Klik **Buat Kamera**

3. Masukkan:

- Nama kamera

- URL stream

- Tipe stream

- Posisi/urutan

12. Smart Room Control (IoT)

Menu: **Operasional > Smart Control**

Kontrol perangkat pintar di kamar hotel.

Perangkat yang Didukung

Tipe Contoh--------------**AC** Nyalakan/mati, set suhu**Lampu** On/off, dimmer**TV** On/off, ganti channel**Tirai** Buka/tutup**Thermostat** Atur suhu**Door Lock** Kunci/buka**Speaker** Volume**Other** Perangkat lain

Cara Penggunaan

1. Pilih **kamar** dari dropdown

2. Lihat daftar perangkat terpasang

3. Klik **On/Off** atau **atur nilai**

4. Status perangkat terupdate real-time

Setup Perangkat

1. Buka **Operasional > Perangkat Kamar**

2. Tambah perangkat baru dengan:

- Nama perangkat

- Tipe

- Kamar

- Status awal

13. Housekeeping

Menu: **Housekeeping > Tugas**

Membuat Tugas Housekeeping

1. Klik **Buat Tugas**

2. Pilih **Kamar**

3. Pilih **Jenis Tugas**:

- **Kebersihan Rutin** — pembersihan harian

- **Deep Clean** — pembersihan menyeluruh

- **Inspeksi** — pemeriksaan kamar

- **Restock** — isi ulang perlengkapan

- **Turndown Service** — evening service

4. Pilih **Petugas** (staff housekeeping)

5. Atur **Jadwal** (tanggal & jam)

6. Tambahkan **Catatan** jika perlu

Status Tugas

**Menunggu** — belum dikerjakan

**Dikerjakan** — sedang diproses

**Selesai** — sudah selesai

**Dibatalkan**

Update Status

1. Buka tugas yang akan diupdate

2. Ubah status sesuai kondisi

3. Jika "Selesai", sistem otomatis mencatat waktu selesai

14. Status Kamar

Menu: **Operasional > Status Kamar**

Grid visual status seluruh kamar hotel.

Informasi per Kamar

**Nomor Kamar** — tampil besar

**Status Kamar** — indikator warna (Tersedia/Terisi/Perbaikan)

**Status Kebersihan** — badge warna (Bersih/Kotor/DiBersihkan/Inspeksi)

**Info Tamu Aktif** — nama tamu + tanggal check-in/out (jika terisi)

**Dropdown** — ubah status kebersihan langsung (Housekeeping/Admin)

Warna Indikator

Status Warna---------------Tersedia HijauTerisi BiruPerbaikan MerahBersih HijauKotor MerahDiBersihkan KuningInspeksi Biru

15. Laporan Keuangan

Menu: **Finance > Laporan Keuangan** (Owner/Admin)

Ringkasan

8 kartu informasi:

Pendapatan Kamar

Pendapatan Restoran

Pendapatan Layanan (Spa, dll)

**Total Pendapatan**

**PPN 11%** (dihitung otomatis)

**Pendapatan Setelah PPN**

Jumlah Reservasi

Jumlah Pesanan Makanan

Filter Periode

1. Pilih **Dari Tanggal** dan **Sampai Tanggal**

2. Data akan otomatis diperbarui

Rincian Harian

Tabel per tanggal dengan breakdown per departemen + total.

Transaksi Terbaru

20 transaksi terakhir dari semua sumber (kamar, restoran, layanan).

Download

**Unduh PDF** — laporan keuangan lengkap

**Excel** — data harian dalam format CSV

16. Guest History / CRM

Menu: **Reservasi > Tamu**

Sistem CRM untuk mencatat histori setiap tamu.

Data Tamu

Nama, No. Telepon, Email

No. KTP/Paspor

Alamat

Preferensi (tag: non-smoking, extra pillow, lantai tinggi)

Catatan internal

Informasi Otomatis

**Total Kunjungan** — bertambah setiap booking baru

**Total Belanja** — akumulasi dari semua transaksi

**Kamar yang pernah ditempati**

**Menu Favorit** — dari riwayat pesanan

Histori Tamu

Klik **Histori** pada data tamu untuk melihat:

1. **Profil Tamu** — ringkasan data + statistik

2. **Riwayat Reservasi** — semua booking dengan detail

3. **Pesanan Restoran** — riwayat makan

4. **Pesanan Layanan** — riwayat spa/laundry

Auto-sync

Saat reservasi dikonfirmasi, sistem otomatis:

Mencari tamu berdasarkan nomor telepon

Jika ada → update total kunjungan + belanja

Jika baru → buat data tamu baru

17. Notifikasi Otomatis

Menu: **Pengaturan > Notifikasi**

Log semua notifikasi yang dikirim ke tamu.

Jenis Notifikasi

Tipe Trigger | Isi---------------|-----**Konfirmasi Booking** Booking di-confirm | Detail reservasi, total harga**Pengingat Check-in** H-1 check-in | Link check-in online**Invoice** Manual dari admin | Link download invoice

Channel

**WhatsApp** — via `wa.me` link (staff tinggal klik untuk kirim)

Status Notifikasi

**Menunggu** — belum dikirim

**Terkirim** — sudah diproses

**Gagal** — error saat pengiriman

Cara Kirim Notifikasi Manual

1. Buka **Reservasi**

2. Pilih booking yang akan dikirimi notifikasi

3. Klik **Kirim WA** atau **Link Check-in**

4. WhatsApp terbuka dengan pesan otomatis

5. Klik **Kirim** di WhatsApp

18. SEO Management

Menu: **Pengaturan > SEO**

Mengatur meta tag untuk halaman publik hotel.

Halaman yang Bisa Diatur

Halaman URL--------------Beranda `/`QRIS Menu `/qris-menu`

Field SEO

**Meta Title** — judul halaman di hasil pencarian (max 70 char)

**Meta Description** — deskripsi singkat (max 300 char)

**Keywords** — kata kunci pencarian

**OG Title** — judul untuk social media preview

**OG Description** — deskripsi social media

**OG Image** — gambar preview social media

**Canonical URL** — URL utama (hindari duplikat konten)

**Custom Scripts Head** — Google Analytics, Pixel, dll (dirender sebelum `</head>`)

**Custom Scripts Body** — Chat widget, dll (dirender sebelum `</body>`)

Cara Setting

1. Buka **Pengaturan > SEO**

2. Klik **Buat SEO** atau edit yang sudah ada

3. Pilih **Halaman**

4. Isi meta tag yang diinginkan

5. Aktifkan toggle **Aktif**

6. Simpan

19. Manajemen Pengguna

Menu: **Pengaturan > Pengguna** (Owner/Admin)

Membuat Pengguna Baru

1. Klik **Buat Pengguna**

2. Isi:

- **Nama** — nama lengkap

- **Email** — digunakan untuk login

- **Role** — pilih role yang sesuai

- **Password** — minimal 8 karakter

3. Simpan

Edit/Delete Pengguna

Klik **Edit** untuk mengubah data

Klik **Delete** untuk menghapus (hati-hati)

20. OTA Channel & Webhook

Menu: **Pengaturan > OTA Channels**

Mengelola channel Online Travel Agent (Booking.com, Traveloka, Tiket.com, Agoda, dll).

Setup Channel

1. Buka **Pengaturan > OTA Channels**

2. Klik **Buat Channel**

3. Masukkan:

- **Nama Channel** — contoh: Booking.com

- **API Key** — dari OTA

- **API Secret** — dari OTA

- **Webhook URL** — endpoint untuk menerima booking

4. Simpan

Webhook Endpoint

`POST /api/ota/booking`

Saat OTA mengirim booking baru, sistem otomatis:

✅ Membuat reservasi baru

✅ Update status kamar

✅ Mencatat log

21. Delivery API (Grab/GoFood)

Menu: **Pengaturan > Delivery Channels**

Mengelola channel delivery food (GrabFood, GoFood, ShopeeFood).

Setup Channel

1. Buka **Pengaturan > Delivery Channels**

2. Klik **Buat Channel**

3. Masukkan data channel

4. Simpan

Webhook Endpoint

`POST /api/delivery/order`

Saat delivery order masuk, sistem otomatis:

✅ Membuat order di tabel orders

✅ Pesanan masuk ke dapur

22. Menu & Rekomendasi

Menu: **F&B > Menu**

Mengelola Menu Restoran

1. Buka **F&B > Menu**

2. Klik **Buat Menu** atau edit yang sudah ada

3. Isi:

- **Nama Menu** — nama makanan/minuman

- **Kategori** — Makanan / Minuman / Snack

- **Harga** — dalam Rupiah

- **Gambar** — upload foto atau ambil dari kamera (📷)

- **Bahan Baku** — komposisi/resep (opsional)

- **Tersedia?** — toggle ketersediaan

- **Rekomendasi Hari Ini** — tandai sebagai rekomendasi

4. Simpan

Upload Gambar

Klik area upload untuk pilih dari galeri

Klik **📷 Ambil Foto dari Kamera** untuk foto langsung

Di HP: akan buka kamera otomatis

Di Desktop: buka overlay kamera

Rekomendasi Hari Ini

Tandai menu dengan toggle **Rekomendasi Hari Ini**

Muncul di bagian atas **QRIS Menu** dengan badge ⭐

Muncul badge ⭐ di **POS Restoran**

Maksimal 6 item direkomendasikan

Tips & Trik

1. **Shortcut Navigasi**: Gunakan sidebar kiri untuk pindah antar menu

2. **Pencarian**: Hampir semua tabel punya fitur search

3. **Filter**: Gunakan filter untuk menyaring data

4. **Bulk Action**: Centang beberapa item lalu pilih aksi massal

5. **Dark Mode**: Filament mendukung dark mode otomatis

Troubleshooting

Lupa Password

Hubungi Owner/Admin untuk reset password.

Halaman Error 403

Anda tidak memiliki akses ke halaman tersebut. Login dengan akun yang memiliki role sesuai.

Gambar Tidak Muncul

Pastikan path storage benar: `public/storage/...` (bukan `storage/...`)

Data Tidak Update

Coba refresh halaman atau logout/login ulang.

*YVA Hotel PMS v1.0 — Dibangun dengan Laravel 12 + Filament v3*